STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

DELAPAN BARBERSHOP AND SHOESCARE 

KETENTUAN KARYAWAN

  1. Kapster & Merangkap Kasir

SISTEM KERJA

Kapster WAJIB mentaati ketentuan kerja sebagai berikut:

  1. Jam operasional buka mulai pukul 09.00 – 21.00 WIB (Seluruh Cabang) / 10.00 – 22.00 WIB (Cabang Berbah,UMY,UII).
  2. Kapster WAJIB Standby siap kerja tepat waktu :
  • Reguler Shift : 12.00 – 21.00 ( Istirahat 1 Jam pada pukul 16.00 – 17.00 / 8 Jam Kerja )
  • Long Shift : 09.00 – 21.00 ( Istirahat 2x masing-masing 1 jam pada pukul 12.00 – 13.00 dan 17.00 – 18.00 / 10 Jam Kerja ) Kapster yang mendapat jadwal longshift akan mendapatkan uang Piket Longshift Rp.10.000 ).
  • Pada situasi & kondisi tertentu / high season, kapster wajib patuh terhadap jadwal management.

Rewards : 

  • Setiap kapster berhak mendapatkan bonus melalui mekanisme penilaian kinerja tahunan / KPI 

Punishment : 

  • Potongan telat per jam Rp. 10.000 sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh manager outlet.
  • Keterlambatan masuk kerja 2x berturut-turut akan dikenakan denda Rp.50.000 per hari.
  • Mendadak libur tanpa keterangan WAJIB mengganti 2X longshift pada 2 hari berikutnya tanpa mendapatkan uang longshift.
  • ( Ijin libur WAJIB konfirmasi H-1 kepada Manager Outlet Management dan Koordinasi kepada partner untuk mendapat persetujuan partner agar operasional berjalan normal)
  • BOLOS / Tidak berangkat tanpa keterangan akan dikenakan potongan 50K/Hari.
  • Setiap 1x kecurangan transaksi , akan di denda 100x total setiap kecurangan, contoh : jika kerugian kecurangan transaksi senilai Rp. 25.000 maka kapster di haruskan mengganti Rp. 2.500.000 tanpa negosiasi. 
  1. Semua kapster mendapat jatah longshift (12 jam kerja) yang sama, pengaturan jadwal longshift dilakukan atas koordinasi antar kapster dalam 1 cabang.
  2. Masing-masing kapster berhak mendapatkan jatah libur 4x dalam sebulan dengan ketentuan, berdiskusi dengan sesama kapster supaya tidak terjadi libur bersamaan yang berakibat terganggunya operasional barbershop.
  3. Kapster berhak mendapatkan uang ganti libur sebesar Rp.25.000/Hari jika jatah libur 4x dalam sebulan tidak digunakan.
  4. Kapster WAJIB mengganti uang ganti libur jika libur melebihi jatah libur yang ditentukan sebesar Rp.25.000/Hari.

Prosedur Opening

  1. Kapster WAJIB absen di group Whatsapp & link khusus absensi.
  2. Kapster membersihkan semua ruangan, kaca depan dan meja kerja barbershop untuk kemudian mengirimkan report VIDEO semua sisi ke group absensi, lalu kemudian team management akan memvalidasi kebersihan outlet telah sesuai dan siap melayani pelanggan atau perlu dibersihkan kembali.
  3. Kapster memastikan semua alat, handuk dan bahan bersih dan tertata rapi. Setelah semua persiapan selesai Kapster membuka Barbershop dengan menyalakan lampu Barberpole , Video Iklan TV dan memutar plat OPEN. 
  4. Barbershop dibuka pada pukul 09.00 WIB (pukul 10.00 WIB Cabang Berbah,UMY,UII).

Prosedur Closing 

  1. Closing Barbershop pada pukul 21.00 WIB (pukul 22.00 WIB Cabang Berbah,UMY,UII)
  2. Kapster mematikan lampu Barberpole, Video Iklan TV, Seluruh lampu area kerja/ yang tidak digunakan dan memutar plat CLOSE. 
  3. Kapster Wajib menutup shift / END SHIFT pada system setelah double cek & mengirim laporan harian.
  4. Kapster membersihkan dan memastikan semua ruangan telah bersih dan rapi ( mengirim report foto ke group absensi ). 
  1. Kapster memastikan stock bahan (shampoo, tissue leher, hair tonic, dll) masih ada untuk operasional keesokan hari.
  2. Kapster memastikan air, alat elektronik, dan listrik sudah dimatikan. 
  3. Kapster memastikan telah menutup dan mengunci semua pintu dan rolling door dengan baik. 
  4. Kapster WAJIB mencatat dan melaporkan hasil penjualan hari tersebut setelah closing, lalu kemudian menyetorkan hasil omset pada hari yang sama kepada Manager Keuangan Delapan Barbershop. 
  5. Segala bentuk penyalah gunaan omset tanpa ijin / tanpa persetujuan management / pencurian , akan ditindak dan dilaporkan kepada pihak berwajib.

Prosedur Penanganan Pelanggan Penerimaan Pelanggan

Dilakukan oleh Kapster

  1. Kapster WAJIB STANDBY DI AREA KERJA selama jam kerja, Konsumen yang datang WAJIB dibukakan pintu dan diterima dengan ramah oleh Kapster dengan senyum, salam, sapa.
  2. WAJIB memberikan sapaan saat customer datang.
  3. Mempersilahkan pelanggan untuk mengisi form antrian/ form online antrian dan mempersilahkan konsumen menunggu ditempat duduk yang telah disediakan jika harus mengantri, dengan ucapan yang baik dan sopan. Jika tidak perlu mengantri, konsumen langsung diantar ke kursi barber, untuk selanjutnya menerima treatment.

Proses Treatment Potong Rambut

Dilakukan oleh Kapster

  1. Kapster menerima konsumen dengan ramah , dimulai dengan memperkenalkan diri dengan nama, lalu menanyakan nama pelanggan terlebih dahulu agar terjadi percakapan permulaan dan menanyakan dengan detail akan dipotong model seperti apa, kapster WAJIB memberikan edukasi secara lengkap dan jelas kepada customer guna menghindari miss komunikasi / komplain.
    WAJIB DILAKUKAN
    ( contoh : “Selamat pagi/siang/malam, perkenalkan nama saya {sebut nama anda}, 
    saya sebagai kapster delapan barbershop di cabang {sebut nama cabang},
    mohon maaf dengan bapak/mas/kak siapa saat ini saya berbicara ?, 
    Lalu lakukan interaksi menanyakan model rambut yang customer inginkan, lalu beri edukasi soal bentuk kepala & jenis rambut terhadap model rambut yang diinginkan.
    Lakukan komunikasi layaknya sahabat, agar terjalin hubungan emosional antar kapster, brand delapan barbershop  & customer.
  2. Kapster WAJIB menawarkan atau menginformasikan pada konsumen apabila ada promo/ program tertentu yang sedang berlangsung di Delapan Barbershop and Shoescare. 
  3. Kapster WAJIB untuk menawarkan kepada customer agar join/mendaftar VVIP Member Delapan Barbershop, menjelaskan cara & keuntungan menjadi member.
  4. Kapster WAJIB memberikan referensi model atau gaya rambut kepada konsumen, jika konsumen membutuhkannya.
  5. Jika sudah disetujui modelnya, Kapster langsung mempersiapkan sarana-sarana kerja yang diperlukan.
  6. Setelah itu proses pemotongan rambut dilakukan.
  7. Kapster tetap WAJIB menanyakan kepada konsumen, apakah potongannya sudah sesuai atau belum.
  8. Jika belum sesuai, Kapster merapikan potongan tersebut hingga disetujui konsumen.
  9. Jika proses potong sudah selesai dan disetujui konsumen, maka Kapster segera membersihkan bekas potong rambut dan mempersilahkan konsumen ke ruang pencucian rambut. 

Proses Pencucian Rambut

Dilakukan oleh Kapster

  1. Setelah konsumen dipersilahkan untuk ke ruang pencucian rambut, Kapster segera melakukan pencucian rambut.
  2. Dilakukan pembilasan dalam melakukan pencucian rambut.
  3. Setelah selesai, rambut di keringkan dengan handuk, dan konsumen dipersilakan duduk kembali untuk dilakukan pengeringan rambut dengan hair dryer kemudian dilanjutkan merapikannya dengan sisir/styling.
  4. Kapster WAJIB menawarkan product-product yang dapat membantu merawat dan mengatasi masalah rambut konsumen.
  5. Setelah selesai, konsumen dipersilakan ke kasir untuk melakukan pembayaran.

Proses Penerimaan Pembayaran

Dilakukan oleh Kapster

  1. Konsumen yang datang ke kasir dilayani dengan ramah oleh Kapster. 
  2. Kapster WAJIB mencatat transaksi pada system Web POS, memberikan STRUK/NOTA pembayaran pada customer dan di buku catatan yg sudah disediakan. 
  3. Kapster WAJIB menanyakan apakah konsumen sudah terdaftar sebagai member atau belum, 
  • Jika konsumen sudah terdaftar sebagai member, Kapster WAJIB menanyakan ID member/ no telp customer dan memasukkannya pada transaksi
  • Jika konsumen belum terdaftar sebagai member, Kapster WAJIB menawarkan dan membantu konsumen untuk mendaftar sebagai member.
  1. Double check transaksi terlebih dahulu sebelum mencetak nota, kerugian atas kesalahan  penginputan transaksi akan menjadi tanggung jawab kapster.
  2. Hanya kesalahan input tertentu / bukan kesalahan berulang-ulang yang akan dibantu oleh management untuk di revisi / di benarkan.
  3. Kapster menerima pembayaran dan memberikan kembaliannya (jika ada) dan konsumen WAJIB DIBERI NOTA/ STRUK PEMBAYARAN. (Akan dikenakan punishment apabila didapati transaksi tanpa NOTA/ STRUK PEMBAYARAN) dengan mengganti Rp.250.000,- (dibebankan oleh kapster) untuk customer yang tidak diberi nota.
  4. Jika pada suatu waktu terjadi kendala pada mesin printer struk/nota, makan pelanggan wajib diarahkan untuk mendapatkan struk nota online dengan cara menginput ID MEMBER pada transaksi / mendaftarkan customer member terlebih dahulu untuk kemudian input ID MEMBER.
  5. Setelah memberikan Nota kapster WAJIB mengarahkan konsumen untuk menghubungi CUSTOMER CARE / CS pada WA/ DM instagram jika ada Kritik & Saran guna menghindari review buruk pada Google Maps / citra buruk outlet yang akan merugikan semua team kapster pada outlet tersebut.

Prosedur Penanganan Komplain Pelanggan

Komplain diterima oleh pengelola atau jika pengelola tidak ada diterima oleh Kapster. Ditanggungjawabi oleh semua bagian yang terkait. 

  1. Komplain pengembalian uang pembayaran kurang, segera ditanggapi tanpa alasan apapun dan langsung di cross-check dengan pembukuan transaksi sytem. Oleh karena itu, sebelum pelanggan pergi sebaiknya Kapster yang melayani pembayaran tidak memasukkan uang pembayaran dari konsumen ke laci atau tempat penyimpanan uang. Dan sewaktu menyerahkan uang kembalian, Kapster harus memastikan kepada konsumen bahwa uang kembalian yang diserahkan sudah sesuai. Untuk meminimalisir komplain pengembalian uang pembayaran yang kurang, kapster WAJIB mengucapkan kepada konsumen “Mohon periksa kembali uang kembaliannya ya pak,Terima Kasih”
  2. Komplain potongan kurang rapi langsung di respon dan dikerjakan pada bagian yang dikomplain dengan sungguh-sungguh, tanpa alasan apapun dan langung dikerjakan.
  3. Dalam menangani komplain, diusahakan win-win solution, menghindari kesalahpahaman dengan konsumen dan senantiasa memperlihatkan prinsip customer satisfaction (MENGUTAMAKAN KEPUASAN PELANGGAN).

PROSEDUR PEMBELIAN KEMBALI STOCK BARANG

Penetapan & Penghitungan

  1. Bahan baku pendukung untuk potong, cuci rambut dan stock product pada masing-masing outlet harus dihitung harian agar meminimalisir barang hilang.
  2. Bahan baku hilang / stock product atau berkurang tanpa sebab yang jelas makan menjadi tanggung jawab para kapster dengan memotong bagi hasil kapster dalam satu outlet sesuai dengan total kehilangan product. 

Pembelanjaan bahan baku

  1. Stok bahan baku harus dicatat dalam kartu stok agar pengeluaran bahan baku terkontrol.
  2. Wajib melakukan pemesanan ke DC atau pembelian bahan baku jika stok bahan baku sudah pada kondisi isi maksimum 30% minimum 20%. 
 
PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI / RESIGN 
 
  1. Konfirmasi Resign Wajib minimal H-1 Bulan sebelum resign
  2. Resign mendadak akan dikenakan penalty sebesar 50% total pendapatan bagi hasil terakhir.
  3. dan atau yang tercantum pada perjanjian kerja waktu tertentu yang terlampir.

Yogyakarta, 18 Januari 2020

Management Delapan Barbershop